Terminmanagement automatisieren – sparen Sie Zeit und steigern Sie Kundenzufriedenheit!

Denken Sie an das letzte Mal, wo Sie versucht haben per E-Mail einen Termin zu vereinbaren. Wie viele Tage hat dieser Prozess gedauert? Wie viele E-Mails wurden für diesen einen Termin hin- und hergeschickt?

Wenn Sie nun das Glück hatten Ihren letzten Termin telefonisch zu vereinbaren, dann ging das natürlich innerhalb von Minuten. Ist dem aber wirklich so? Sind Sie vielleicht doch in Smalltalk oder andere Themen abgeschweift? Hat das Telefonat länger gedauert als geplant? Wie lange hat es tatsächlich gedauert den Termin zu vereinbaren? Oder vielleicht haben Sie mehrere Anläufe gebraucht, um sich endlich gegenseitig an die Strippe zu bringen?

Und wenn Sie es dann endlich geschafft haben einen Termin zu vereinbaren ist vielleicht doch noch ein anderer Termin dazwischengekommen? Und dann ging das Ganze von vorne los?

Terminkoordination ist nicht einfach. Vor allem, wenn Sie mit Kunden, Partnern oder Interessenten mehrere Termine in der Woche vereinbaren müssen.

So sollte es nicht sein! Und so muss es auch nicht sein. Mit Online-Terminplaner-Software oder Online-Terminbuchungs-Tools können Sie dafür sorgen, dass Sie nie wieder einen Termin selbst koordinieren müssen, sondern lassen Ihren Computer und Ihre Software alles machen. Nicht mal einer Sekretärin braucht es. Einmal korrekt eingerichtet und Sie können sich die ganze Koordination komplett ersparen.

In diesem Artikel erfahren Sie:

  • Welche Online-Terminplaner existieren und wie sie funktionieren.
  • Was Sie tun müssen, um diese Programme aufzusetzen.
  • Best Practices, um das Maximum aus diesen Tools herauszubekommen, damit Sie sich wieder auf das Wesentliche konzentrieren können: Ihren Termin.

Welche Vorteile ergeben sich aus der Termin-Automatisierung?​

Sie sparen eine Menge Zeit und Nerven! Vor allem der Stress, der beginnt, wenn eine neue Anfrage reingegangen ist und Sie so schnell wie möglich einen Termin vereinbaren müssen, um diesen Lead zu einem Klienten werden zu lassen.

Diese Nervosität können Sie nun getrost hinter sich lassen. Denn Ihr Lead kann sich nun ganz bequem selbst einen Termin in Ihrem Kalender einbuchen, wann es ihm passt.

Das E-Mail Ping-Pong gehört auch der Vergangenheit an. Denn mit einer E-Mail ist es selten getan bis ein Termin koordiniert ist.

Auch wird es nicht mehr zum Horrorszenario den Termin zu verschieben. Auch hier greifen Ihnen die Tools unter die Arme. Denn Ihr Terminpartner und Sie selbst können ganz einfach per Mausklick den Termin absagen oder umbuchen.

Fangen wir zunächst an mit den Terminkalender-Tools, die existieren und was ich Ihnen empfehle

Im Wesentlichen gibt es drei große Player da draußen für den deutschsprachigen Markt:

  1. eTermin
  2. Calendly
  3. Terminpilot

Im Großen und Ganzen haben alle Tools Ihre Vor- und Nachteile. Auf alle diese einzugehen würde hier den Rahmen sprengen.

Mein absoluter Favorit ist eTermin. Bei allen Kunden, für die ich große Teile Ihres Unternehmens automatisiere (darunter auch die Terminvereinbarung) nutze ich eTermin.

Aus diesen Gründen empfehle ich Ihnen eTermin: Der Kundenstamm von eTermin reicht vom Einzelunternehmer über Arztpraxen bis hin zu Großkonzernen. Aufgrund der vielfältigen Anwendungs- und Verknüpfungsmöglichkeiten bietet eTermin eine Vielfalt an Lösungen für das tägliche Termin-Management. Zudem entspricht eTermin auch absolut den Normen der DSGVO.

Was müssen Sie tun, um Ihr Termin-Management zu automatisieren

Eigentlich geht es ganz einfach. Die Terminbuchungs-Tools haben alles an Bord, was Sie brauchen.

Gehen Sie die folgenden Schritte, um es für sich nutzbar zu machen:

Schritt 1: Zu welchen Zeiten sind Sie erreichbar bzw. möchten Sie erreichbar sein?

Vielleicht möchten Sie nur an zwei Tagen Gespräche mit Klienten und Leads führen? Oder sollen es doch alle fünf Tage der Arbeitswoche sein?

Schritt 2: Verknüpfen Sie Ihren Kalender.

Wenn Sie bereits Termine haben, dann sollte es für Ihre Gesprächspartner nicht möglich sein, einen Termin zu diesem Zeitpunkt zu buchen. Mit der Synchronisierung mit Ihrem Kalender kann das Tool diese Zeiten ausschließen. Am einfachsten geht das mit dem Google Kalender. Sie können aber auch weitere Kalender nutzen, wie Office 365, den Apple Kalender und weitere.

Schritt 3: Welche Informationen wollen Sie von Ihrem Gesprächspartner abfragen?

Der Name, die E-Mail und die Telefonnummer werden natürlich absolut notwendig sein. Natürlich können Sie aber auch die Telefonnummer durch einen Skypenamen oder ähnliches ersetzen. Aber was für Informationen wollen Sie darüber hinaus abfragen? Beachten Sie, dass je mehr Informationen Sie abfragen, desto qualifizierter ist Ihr Gesprächspartner, desto mehr werden jedoch auch den Buchungsprozess abbrechen.

Das war’s! Sie sind nun startklar. Das Tool wird Ihnen einen Link generieren, den Sie an Ihre Kontakte schicken können, wenn diese einen Termin bei Ihnen buchen sollen.

Alternativ können Sie dieses Formular auch auf Ihrer Website oder anderweitig einbetten, wenn Besucher direkt die Möglichkeit bekommen sollen, einen Termin zu buchen.

Wie sieht es für Ihre Gesprächspartner aus, wenn Sie bei Ihnen einen Termin „buchen“

Für Ihren Gesprächspartner ist es außerordentlich einfach seinen Termin zu buchen.

Gerne möchte ich Ihnen das anhand von meiner eigenen Terminseite auf eTermin präsentieren.

Schritt 1: Zunächst einmal kann sich der Kontakt die Terminart aussuchen.

Denn es gibt mehrere Differenzierungsmerkmale zwischen Terminen:

  •     Die Dauer: Ein Termin kann 15 Minuten oder 1,5 Stunden dauern.
  •     Der Ort: Ein Termin kann bei Ihnen, beim Kontakt, telefonisch oder über Videochat geschehen.
  •     Das Thema: Ist es ein Beratungsgespräch oder ein Verkaufsgespräch?

Sie können natürlich selbst auswählen welche Terminarten Sie Ihrem Gesprächspartner zur Auswahl geben möchten.

Meine Empfehlung ist für Erstgespräche eine Zeit von 30 Minuten. Innerhalb dieses Zeitraums können das Interesse und die Möglichkeiten sehr gut definiert werden. Zudem sollte es einen Leitfaden geben, welche Dinge in einem Termin geklärt werden sollten.

So sieht es für ihren Gesprächspartner aus, wenn er bei eTermin auf der Terminarten-Übersichtsseite sich befindet:

Online Terminbuchung Tool eTermin Übersichtsseite

Tipp: Probieren Sie es doch gerne mal aus! Hier können Sie sich direkt in meinem Kalender ein kostenloses Erstgespräch buchen. So können Sie sehen, wie dieser Prozess bei der Buchung abläuft und ich kann Ihnen darstellen, wie wir das in Ihrem Unternehmen implementieren können.

Schritt 2: Nun sucht sich der Gesprächspartner einen passenden Termin aus

Sie können individuell einstellen, in welchen Zeiträumen Termine verfügbar sein sollen. Buchen Sie sich einen geschäftlichen oder auch privaten Termin in Ihren Kalender, ist dieser in Echtzeit nicht mehr auf der Plattform verfügbar.

So sieht es z. B. auf meiner Kontaktseite aus:

Online Terminbuchung Tool eTermin Kalender

Schritt 3: Termin wird bestätigt

Hat er seine Kontaktdaten eingeben, bestätigt das System den Termin. Der Gesprächspartner hat die Möglichkeit sich den Termin direkt runterzuladen, bekommt ihn aber auch per E-Mail zugeschickt. So wird auch sichergestellt, dass der Termin zwischen den zwei Kalendern synchronisiert ist. Ändert sich nämlich etwas am Termin in einem Kalender (z. B. eine Absage), wird dies auch automatisch im anderen Kalender synchronisiert.

So kann von vornherein verhindert werden, dass sich Ihr Gesprächspartner das falsche Datum oder die falsche Uhrzeit notiert. Und den Treffpunkt (sei es vor Ort oder telefonisch) können auch beide Parteien direkt im Termin sehen.

Wenn es sich um einen Vorort-Termin handelt, können Sie in der Terminbeschreibung auch gleich eine Wegbeschreibung ergänzen. Das hat Ihr Gesprächspartner dann ganz bequem in seinem Kalender, auch wenn er auf diesen mit seinem Smartphone aus dem Auto zugreift.

Schritt 4: Terminerinnerung, weniger vergessene Termine

Wenn der Termin nun gebucht ist, schreiben sich viele Teilnehmer den Termin irgendwo auf. Vielleicht im Kalender, vielleicht auf einem Zettel Papier oder im schlimmsten Fall versuchen sie sich den Termin zu merken.

Die Wahrscheinlichkeit, dass ein Termin übersehen oder vergessen wird, ist nicht zu vernachlässigen.

Mit Terminautomatisierung können Sie Ihren Gesprächspartner an den Termin erinnern. Völlig automatisiert per Autopilot, ohne Ihr Zutun.

Sie können frei bestimmen, wie viele Erinnerungsnachrichten Ihr Kontakt bekommen. Dabei können Sie E-Mails, aber auch SMS versenden. Sinnvoll ist es ein paar Stunden vor dem Termin eine E-Mail und sogar eine SMS und ein paar Tage vorher eine E-Mail zu schicken.

So stellen Sie sicher, dass Ihr Gesprächspartner den Termin auch nicht vergisst. Und in der Erinnerungsnachricht geben Sie auch gleich die Möglichkeit den Termin abzusagen oder zu verschieben, sollte es doch nicht klappen. Sehr ärgerlich ist es nämlich, wenn Ihr Gesprächspartner nicht kann und dann einfach zum Termin nicht erscheint, statt abzusagen.

Aber das ist nicht alles! Es geht noch viel mehr!

Sie können Ihrem Termin auch Hausaufgaben geben bzw. ihn darauf aufmerksam machen, was für das Gespräch noch vorzubereiten ist. So können Sie ihm Checklisten, Dokumente und Fragestellungen schicken.

Darüber hinaus können Sie ihm auch einen Screenshot oder einen Navigationslink schicken, damit er problemlos Ihr Büro erreicht.

Ist es besonders schwer zu finden oder gibt es wichtige Hinweise zur Parksituation? Auch das können Sie alles in einer automatisierten E-Mail einmal schreiben und dann bekommt es automatisiert (aber persönlich) jeder Ihrer Termine zugeschickt.

Weitere Möglichkeiten mit der Online-Terminvereinbarung und die Nachbereitung

Eine automatische Terminvereinbarung ist natürlich sehr nett und spart Zeit und Nerven. Aber das ist noch lange nicht alles, was damit möglich ist.

Was passiert nun nach dem Termin? Es müssen nächste Schritte vereinbart werden.

Mit einem E-Mail-Automatisierungs-Programm (ich benutze Klick-Tipp für E-Mail-Automatisierung) können Sie ganz automatisch ein Angebot im Nachgang schicken. Oder weitere Informationen oder eine Einladung zu einem nächsten Termin. Einmal definiert und aufgesetzt ist alles möglich auch im Nachgang zu automatisieren.

Für mehr Vertrauen und Sichtbarkeit im Netz sind Online-Rezensionen (vor allem Google, aber auch Sekundärplattformen wie Proven Expert)

Fazit: Sparen Sie Zeit und Nerven mit Terminautomatisierung und nehmen Sie den Druck raus

Immer zu springen, wenn die nächste Anfrage reinkommt, ist sehr stressig. Das E-Mail Ping-Pong das folgt, macht auch keine Spaß.

Wieso also nicht diesen Prozess komplett aus der Gleichung streichen?

Im Internet gibt es reichlich Tools, die diesen Prozess für Sie komplett übernehmen, und das zum Bruchteil des Preises, die Sie für eine Sekretärin bräuchten.

Verzichten Sie also auf den Stress und Zeitaufwand, um lediglich einen Termin zu vereinbaren. Lassen Sie die Technik die Arbeit machen. Behalten Sie lieber den Kopf frei für das Gespräche selbst.

Terminautomatisierung macht’s möglich.

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