Messenachbereitung: So können Sie automatisiert alle Ihre Messekontakte nachfassen und mehr Umsatz generieren

Die Messe ist vorbei. Messenachbereitung ist angesagt. Was bedeutet das? Dankesschreiben verfassen, Leadbögen auswerten, Anrufe tätigen und vieles mehr.

Es gibt viel zu tun. Und das nach einigen anstrengenden Tagen, mit vielen Gesprächen. Und im Büro ist natürlich auch einiges liegen geblieben, das nachgearbeitet werden muss.

Aber machen Sie sich keine Sorgen, am Ende dieses Artikels erfahren Sie, wie Sie in nur wenigen Sekunden eine völlig automatisierte Nachfassung und Nachbereitung für Ihre neuen Kontakte starten und so Ihre Chancen für einen Abschluss und einen Neukunden deutlich erhöhen.

Das Beste daran? Ich werde Ihnen zeigen, wie Sie diesen ganzen Prozess zwar vollautomatisch durchführen, Ihre Kontakte aber trotzdem glauben, dass Sie jede Nachricht manuell verfasst haben (Sie können nicht warten? Springen Sie hier direkt zum Ablauf).

Was erfahren Sie alles in diesem Artikel:

Warum überhaupt nachfassen?

Reicht das Gespräch auf der Messe nicht aus? Ihre neuen Kontakte haben doch Ihre Visitenkarte und werden sich sicherlich melden, wenn Sie ein Bedürfnis an Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung haben?

So denken es die meisten Messeteilnehmer und Messeaussteller.

Leider trifft dies in den seltensten Fällen zu. Denken Sie an Ihre letzte Messe zurück. Von wie vielen Ihrer neuen Kontakte wurde Sie im Verlaufe der darauffolgenden Monate kontaktiert? Wahrscheinlich werden es nur einige wenige sein.

Denn so denken auch viele andere Messebesucher und Aussteller und so kommt es, dass der Kontakt nach der Messe leider auf der Strecke bleibt. Darüber hinaus hat jeder Messeteilnehmer mit dutzenden, wenn nicht sogar hunderten von Menschen gesprochen. Erinnern tut sie sich aber nur an wenige Gespräche und Kontakte.

Leider wird nach einer Messe viel zu selten nachgefasst. Während der Messe bleibt viel Arbeit liegen und so werden schnell die neuen Kontakte vergessen, wenn das E-Mail-Postfach voll ist und der Anrufbeantworter hektisch blinkt am ersten Tag zurück am Arbeitsplatz.

Während Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung auf der Messe noch sehr interessant für Ihren Kontakt gewesen ist, stehen die Chancen groß, dass sie es kurz nach der Messe durch das aufkochende Tagesgeschäft wieder vergessen haben.

Was tun? Eine gute Nachfassung führt dazu, dass Sie im Gedächtnis Ihrer Kontakte bleiben und so viele sich im Nachgang für Sie entscheiden werden.

Wie fassen Sie professionell nach der Messe nach?

Im einfachsten Fall umfasst ein Dankesschreiben nach dem Messebesuch (ein sogenannter Nachfassbrief) bereits die Nachfassung. In einem solchen Schreiben bedanken Sie sich bei Ihrem Kontakt für den Besuch Ihres Standes. Wenn Sie selbst Besucher waren, für den intensiven Austausch oder das tolle Gespräch.

Effektiver ist die Nachfassung, wenn Sie für jeden neuen Kontakt eine für ihn passende Nachricht verfassen. Wenn Sie Ihre Kontakte kategorisieren, können Sie hier eine Menge Zeit sparen und gleichzeitig trotzdem eine sehr persönliche Nachricht schicken, denn Sie gehen spezifisch auf seine Branche oder seine Situation ein. Damit fühlt sich der Nachfassbrief so an, als wäre er genau für die Person verfasst.

Wichtig ist bei der Nachfassung: Geschwindigkeit zählt. Je länger Sie warten, bis Sie sich bei Ihrem neuen Kontakt melden, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass er sich gar nicht mehr an Sie erinnert.

Denn in der Zwischenzeit hat er vielleicht mit vielen anderen Ausstellern und Messebesuchern gesprochen. Auch wenn Sie vielleicht das bessere Produkt oder die bessere Dienstleistung haben, die Chancen stehen hoch, dass viele weitere Eindrücke auf und von der Messe sein Interesse dafür überschreiben.

Deshalb sollten Sie innerhalb kürzester Zeit mit der Nachfassung beginnen.

So kategorisieren Sie Ihre Kontakte

Denken Sie über Ihre typischen Kunden nach. Was zeichnet diese aus? Hier sind einige Denkhilfen:

  • Die Unternehmensgröße (z. B. Mitarbeiter oder Umsatz).
  • Die Branche (z. B. Baugewerbe, Dienstleister, Einzelhandel).
  • Das Unternehmensalter (z. B. Existenzgründer, Startup, Traditionsgewerbe).

In welche dieser Kategorien fallen Ihre passendsten Kunden? Denken Sie hier ABC-Kunde. Welche Kategorie ist profitabel und erzeugt den wenigsten Mehraufwand? 

Zu guter letzt und für unseren Fall am wichtigsten ist die Leadwärme: Wie warm war der Kontakt und wie nah war er am Kauf? Je näher, desto besser versteht sich von selbst. 

Kümmern Sie sich um die besonders heißen Leads

Nicht jeder Messekontakt ist gleich wertvoll für Sie. Wie Sie bereits oben gesehen haben, sind manche Kontakte vielleicht nicht die besten potenziellen Kunden oder sind einfach noch zu weit vom Kaufprozess entfernt.

Mit der automatisierten Nachfassung können Sie also schnell identifizieren, wer ein heißer Messelead ist und kurz vor dem Abschluss steht und wer nicht. Um Ihre heißen Leads können Sie sich dann entsprechend verstärkt kümmern.

Wenn Sie 100 neue Kontakte nach einer Messe gewonnen haben, wird es sehr aufwendig jeden einzelnen davon im Nachgang anzurufen, auch wenn das natürlich die effektivste Methode der Nachfassung ist.

Sie können jedoch mit einer guten Nachfass-Strategie identifizieren, wer die 10 heißesten Leads sind und nur noch wenig Überzeugungsarbeit für einen Abschluss brauchen (oder vielleicht einfach nur ein bisschen Hilfe bei der Buchung) und dann genau diese 10 Leads anrufen.

So haben Sie das Beste aus beiden Welten. Sie können Ihre neuen Kontakte sehr gut vorqualifizieren und kümmern sich am meisten um diejenigen, die am liebsten mit Ihnen zusammenarbeiten würden. Trotzdem konnten Sie alle Ihre neuen Kontakte nachfassen und säen so die Chance für einen Abschluss in späterer Zukunft. So können Sie Ihre Messeziele bestmöglich erfüllen.

Wie funktioniert automatisierte Nachfassung?

Sie fragen sich, wie es überhaupt möglich sein kann, dass Nachfassung komplett automatisiert abläuft, aber trotzdem personalisiert ist?

Ganz einfach: Sie schreiben ein paar verschiedene Dankesschreibenl-Muster, die auf 90% Ihrer Kontakte zutreffen und das Gespräch auf der Messe aufgreifen. In der Regel reichen hier 4-6 Muster aus. Die meisten Ihrer Kontakte werden in eine für die E-Mail passende Kategorie fallen.

Diese Muster fügen Sie in ein E-Mail-Programm ein, dass jeweils automatisiert den Namen und ggf. die Firma hinzufügt, damit es aussieht als wäre es eine persönliche E-Mail.

Anmerkung: In einem kostenlosen Erstgespräch präsentiere ich Ihnen gerne solche Programme und wie die Nachfassung damit funktioniert.

Die Muster erstellen Sie je nach Kontaktkategorie (siehe oben). Z. B. können Sie eine Vorlage für einen Konzernmitarbeiter verfassen und eine andere für einen Einzelkämpfer und noch eine andere für einen Startup-Mitarbeiter.

Hier sehen Sie ein Beispiel für einen solchen Musterbrief, das ich nach meinen Messebesuchen verwende:

[MUSTER]

Mit einer Visitenkarten-Scan-App scannen Sie die Visitenkarte des neuen Kontaktes. Sie wählen eines der Muster bzw. Templates für diesen Kontakt aus (z. B. das E-Mail-Muster für Konzernmitarbeiter) und das E-Mail-Automatisierungsprogramm macht den Rest.

Es fügt den Namen und die Firma in die Muster-E-Mail und ggf. weitere von Ihnen bestimmte Felder und verschickt diese E-Mail an den neuen Kontakt. Komplett auf Autopilot.

Die Visitenkarte scannen Sie direkt nach dem Gespräch ein (das dauert mit einer App keine zehn Sekunden). Damit es aber realistisch aussieht, definieren Sie einen Pausenzeitraum von z.B. 2:13 Stunden. So fällt Ihrem neuen Kontakt nicht auf, dass die Nachricht völlig automatisiert, ohne Ihr Zutun, losgeschickt wurde.

Was ist, wenn der neue Kontakt nicht antwortet?

Kein Problem. Auch hier greift Ihnen das Programm unter die Arme. Sie können eine zweite Folge-E-Mail definieren. Sollte der neue Kontakt Ihre E-Mail nicht beantworten, können Sie z. B. zwei Wochen später eine weitere E-Mail losschicken.

Sie können auch eine bestimmte E-Mail-Vorlage an einen Kontakt schicken, der Ihre E-Mail gar nicht öffnet und eine wiederum völlig andere an jemanden, der Ihre E-Mail zwar öffnet, aber nicht beantwortet.

Ebenfalls können Sie viele weitere E-Mails schicken. Oder auch nicht. Es ist völlig Ihnen überlassen und geht mit modernen Automatisierungs-Programmen per Mausklick.

Vorteile von professioneller automatisierter Messenachfassung

Eigentlich gibt es nur Vorteile bei Messenachfassung. Noch größer sind die Vorteile, wenn es sich um automatisierte Nachfassung handelt:

  • Sie sparen Zeit: Statt für jeden Kontakt eine eigene E-Mail zu verfassen, scannen Sie lediglich die Visitenkarte ein und das Programm übernimmt den Rest.
  • Sie sparen Geld: Gesparte Zeit ist gespartes Geld. Direkt nach der Messe können Sie sich gleich anderen Dingen widmen und müssen nicht noch tagelang mit der Messenachbereitung verbringen. Sollten Sie diese Aufgabe normalerweise an einen Assistenten abgeben, sparen Sie auch hier Geld.
  • Sie haben bessere Kontakte: Ohne Nachfassung ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass viele Kontakte Sie im Anschluss vergessen haben. Mit automatisierter Nachfassung bleiben Sie auf jeden Fall im Gedächtnis. Auch in der Zukunft und so wird
  • Ihre Reputation gesteigert: Sie gelten unter Ihren Kontakten als seriöses Unternehmen, dem das Wohlbefinden seiner Interessenten und Leads am Herzen liegt.
  • Sie bleiben auch nach der Messe noch in Erinnerung: Als gut organisierte und professionelle Firma.
  • Die Kontakte können für weitere Zwecke genutzt werden und können DSGVO-konform auch noch Wochen danach kontaktiert werden.

Mit einer solchen professionellen und automatisierten Nachfassung kann es also sein, dass Sie ihre Standgebühren bereits während der Messe zurückgewonnen haben, weil Sie so schnell mit Ihren neuen Kontakten die richtigen Gespräche führen und sie bei einem Abschluss bei Ihnen unterstützen.

Fazit: Mit automatisierter Nachfassung eine optimale Messenachbereitung, die zu neuen Kunden und mehr Umsatz führt

Messenachfassung ist das größte Potenzial einer Messe. Am meisten bringt Ihnen der Messebesuch, wenn Sie im Anschluss neue Kunden oder neue Partner generieren können. Dafür ist eine Nachfassung existenziell.

Wenn Sie einmal ein Nachbereitungs-Prozess definiert haben und diesen automatisiert haben, können Sie viele Monate und Jahre danach davon profitieren.

Ihre Vorteile: Sie sparen Zeit und Geld und gewinnen mehr Kunden und Partner als ohne. Und alleine die zeitliche Ersparnis refinanziert bereits die Software- und Projektinvestition.

Wie Sie sehen können Sie also nur gewinnen.

Sie sollten also nicht weiter zögern und am besten schon heute damit anfangen, damit Sie bereits bei der nächsten Messe einen freien Kopf haben, da Sie nicht mit Schreck und Grauen an die Messenachbereitung denken müssen.

Ihre Konkurrenz hat vielleicht bereits eine solche Automatisierung eingeführt. Und wenn nicht, dann sollten Sie der erste sein, um an Ihrer Konkurrenz rechts vorbeizuziehen.

Kontaktieren Sie mich jetzt, um in einem kostenlosen Erstgespräch über das Potenzial von automatisierter Messenachbereitung zu sprechen.

Hier können Sie mit mir Kontakt aufnehmen, um ein Erstgespräch zu buchen:

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